12 principes pour mieux organiser sa vie (que j'aurais voulu connaître à 20 ans)


Article tiré des blogues de Matthieu Desroches et Organisologie


Je m’appelle Julien, je ne me considère pas comme spécialement organisé. Je procrastine, je ne suis pas perfectionniste, mon bureau est un bordel et j’arrive parfois en retard aux rendez-vous…


J’ai quitté le monde rugueux des chantiers (dans lequel mon job consistait à porter des charges lourdes d’un point A à un point B), j’ai réalisé un brevet fédéral en cours du soir (leadership & management), je suis parti en mission avec l’armée à l’étranger, j’ai publié mon premier livre, j’ai changé d’alimentation et j’ai arrêté de fumer. J’ai aussi failli mourir 3 fois (de honte comme physiquement). J’ai donné des conférences (une vingtaine). Je me suis transformé physiquement.


Je gagne des revenus avec mon site, et cette année, pour mes 30 ans, j’ai créé mon entreprise (en Suisse) et j’ai donné ma lettre de démission afin de vivre de l’Organisologie en aidant les gens (qui en veulent) à réussir leur projet (sans souffrir).

Les 12 principes d’organisation que vous êtes sur le point de découvrir, j’aurais aimé les connaitre à 20 ans, soit il y a 10 ans. Ils sont issus de mes rencontres avec des entrepreneurs, de ma curiosité sur les systèmes d’organisations des gens que je rencontre, des centaines de livres lus et des conseils que j’ai ensuite appliqués à mes différents projets.

Ce sont des principes qui ont révolutionné ma vie et qui peuvent changer la vôtre!

Pour commencer, un conseil: prenez des notes et si un principe ne vous parle pas, sautez-le. Vous avez accès aux six premiers principes ici et la suite se trouve sur mon blog.

Prêt à commencer ?


1. Direction Over Speed (La direction bat la vitesse)

Vous pouvez passer votre vie à gravir rapidement les échelons d’une échelle et constater une fois en haut de cet immense mur que l’échelle n’est pas appuyée contre le bon mur.

Cette citation de Stephen Covey est merveilleuse. Elle souligne l’importance d’escalader le bon mur. Vous pouvez passer des années à améliorer vos performances pour gravir les échelons de l’échelle d’une manière optimale (en utilisant un meilleur agenda, en trouvant le bon moment pour passer d’un échelon à un autre, en utilisant un beau bullet journal), en dormant et mangeant bien, si vous n’escaladez pas le bon mur, toutes ces années auraient pu être investies sur un mur plus significatif pour vous.

Parfois, il y a des fils de fer barbelé sur le chemin du bon mur, il y a des barrières qui vous empêchent de pouvoir directement appuyer l’échelle contre le mur. Il s’agit de nouvelles compétences à acquérir, de personnes à connaitre ou de moyens financiers à acquérir. La question à se poser dans ce cas n'est pas « est-ce possible? », mais « comment vais-je y arriver »? La seconde formulation stimule la créativité alors que la première la musèle.

Et puis, une fois que vous avez la certitude d’être sur le bon mur, vous pouvez vous permettre d’aller moins vite. Vous pouvez vous permettre de faire des dessins sur ce mur (ajouter du fun). Vous pouvez vous permettre de ne pas passer votre journée à escalader l’échelle (ne pas planifier la totalité de votre journée).

Mais si vous passez d’un mur à un autre, si vous grimpez un bout sur le mur X puis un autre bout sur le mur Y, au final, vous ne faites pas vraiment d’avance, vous dispersez votre énergie.

Autour de moi, je vois des gens qui gèrent leur existence avec une montre. Ils sont dans les temps, ils ont le souci du détail, ils savent prendre des décisions, mais toutes ces actions ne sont pas alignées, car ces personnes ne sont pas sur le bon mur. Ils ne connaissent pas leur nord. Il s’agit peut-être du nord de leurs parents, des amis ou de la société.

Pour éviter cela, prenez donc le temps de :

  • Définir ce que vous voulez (sans vous comparez aux autres)

  • Définir votre propre définition du succès (pas celle de la société).

Et revoyez régulièrement les réponses que vous aurez trouvées pour vous assurer ne pas trop dévier.


2. Une petite action délibérée et régulière a plus d’impact qu’une forte action occasionnelle

Qui aura le plus de chance d’être au top physiquement:

  • Le type qui fait 400 pompes un jour par mois?

  • Le type qui prend tous les jours les escaliers en courant?

Je suis sûr que vous connaissez la réponse.

Si vous prenez la vie des personnalités à succès et que vous « dézoomez » jusqu’à obtenir l’emploi du temps journalier d’une de ces personnalités, vous vous apercevrez que dans cette journée, rien de remarquable n’est fait. Il y a de la discipline. Certes. Il y a de la routine. Certes. Mais il y a surtout de petites actions délibérées et dirigées vers un objectif.

Ainsi, il est plus aisé de planifier et de débuter de petites actions, que de grandes actions. L’excuse du “je n’ai pas le temps” est tout de suite moins valable.

Imaginez devoir trouver 5 heures dans une semaine pour avancer sur votre projet. Imaginez devoir prendre 5 x 30 minutes pour avancer sur vos projets au début de chaque journée.

Non seulement la période de temps est moins imposante (vous chercherez et trouverez moins d’excuses pour la repousser), mais en plus vous pouvez la placer au début de chaque journée, ce qui augmente encore les probabilités de la réaliser. Il est très risqué de planifier l’avancée de vos projets en espérant travailler le soir, après le travail.

Pourquoi?

Car en fin de journée, il est plus difficile de résister aux tentations. Il est plus difficile de se mettre au travail. J’en parlerai plus en détail dans la suite de cet article… et en attendant découvrez le résumé de ce deuxième point:

N’attendez pas d’avoir du temps. N’attendez pas d’avoir la situation idéale pour pouvoir entreprendre de grandes actions. Ce qui est exceptionnel et significatif, ce sont les petites actions régulières. Celles que vous pouvez commencer demain matin juste après vous être réveillé. Celles que vous pouvez facilement caser dans une semaine standard. Cessez de prendre l’ascenseur et commencer à monter les escaliers en courant.


3. Ma motivation est un bonus. Je joue avec l’espace

À 20 ans je pensais que la motivation était un indicateur. Quand j’en avais, j’étais sur la bonne voie, quand j’en avais plus, il me fallait changer de voie. J’étais à la recherche de motivation et je pensais que je pouvais contrôler celle-ci.

Aujourd’hui, à mes yeux, la motivation est influençable (certes), mais n’est pas contrôlable. Je vois la motivation comme un élément instable. Il est possible de réduire les hauts et les bas de la motivation (en trouvant le bon mur à escalader par exemple), mais cette instabilité restera. Il y aura toujours des moments dans un projet durant lequel le doute s'immiscera. Il y aura toujours des obstacles qui donneront envie de tout plaquer. Il y aura toujours des moments où il faudra agir sans être motivé.

Sachant cela, découvrez maintenant 3 techniques concernant la motivation (2 conventionnelles et 1 non-conformiste):


A) DEUX MANIÈRES DE GÉRER LA MOTIVATION

Quand je suis très motivé, je prends du temps pour regarder ce qu’il me reste à faire et revoir les plans. Je regarde le sommet de la montagne.

Quand je ne suis pas motivé, je prends le temps pour regarder d’où je viens et remémorer les obstacles surmontés jusqu’ici. Je regarde la plaine.

Ensuite, si le souvenir des réussites passées ne réinsuffle pas de la motivation, je ne vais pas penser aux bénéfices de réussir, mais je vais penser aux RISQUES du statuquo. Quel est le prix à payer de rester ainsi?

Pourquoi cette démarche? Car nous agissons plus facilement avec la peur qu’avec le désir.


B) LA MOTIVATION VIENT AVEC L’ACTION

Puis je me souviens que la motivation vient avec l’action. Sceptique?

  • Souvenez-vous d’une fois où vous n’aviez pas envie de sortir et qu’une fois dans la soirée la motivation était de retour.

  • Souvenez-vous d'une fois où vous n’aviez pas envie d’aller courir, et une fois la musique dans vos oreilles et vos pulsations en augmentation, la motivation était de retour.

Quand je dois agir, j’utilise la règle de la minute: je n’ai pas envie de faire quelque chose? OK, alors je le fais une minute (je mets un minuteur) et à la fin de la minute je décide si je continue ou non.

Ensuite, il y a cette technique étrange…


C) RÉDUIRE (OU AUGMENTER) L'ESPACE QUI PRÉCÈDE CE QUE JE VEUX FAVORISER (OU RÉDUIRE).

Plus quelque chose occupe mon esprit tout en étant proche de moi, et plus j’augmente mes probabilités d’interagir avec ce quelque chose. Si je veux lire plus souvent, le fait de prendre un livre partout où je vais augmente les chances que je lise ce livre.

Plus je réduis les obstacles se trouvant entre moi et le comportement souhaité, moins j’ai besoin de motivation pour me mettre en mouvement. L’exemple du sport vous parlera peut-être:

Si je veux me remettre au sport, je pense que m’inscrire dans un fitness sera une bonne idée: il y a des gens et je dois payer donc cela me motive…

Mais parfois le montant n’est pas suffisant pour réellement vous pousser à agir et de plus, vous devez préparer vos affaires, vous rendre dans cet endroit, bref, vous organiser pour faire du sport et donc la possibilité de trouver des excuses.

À l’inverse, vous pouvez vous engager avec un ami (qui a les mêmes intentions que vous concernant le sport, et qui n’a pas de problème de vous voir réussir) à faire une activité sportive très proche de chez vous. Dans ce cas, vous conservez le côté social de l’activité, mais vous réduisez l’espace entre votre maison et le fitness.

Par exemple, je pratique depuis des années une activité sportive basée sur les kettlebells et je le fais en bas de chez moi. En 30 minutes, mon entraînement (douche comprise) est terminé. Et la kettlebell a littéralement changé ma vie sur plusieurs domaines:

  • Quand je parle, les gens m’écoutent

  • Quand je négocie, les gens me donnent ce que je veux

  • J’ai plus d’énergie

Bref, j’arrête de faire la pub pour cette pratique sportive...

Et l’effet de devoir payer pour s’engager me direz-vous?

Vous vous dites peut-être que c’est un facteur de motivation élevé? Je vous l’accorde. Et c’est d’ailleurs pour cette raison que je ne vends pas de produit à 20 euros. Les personnes qui s’engagent sont plus susceptibles de suivre le programme. Le prix est une barrière. Mais une fois cette barrière passée, l’investissement devient un facteur de motivation. Si vous aviez dû payer 200 euros pour pouvoir lire cet article… je vous garantis que vous prendriez des notes.

Concernant la notion d’argent et de motivation, j’ai récemment passé un contrat pour créer (en 3 mois) mes 3 derniers guides gratuits (et je peux vous assurer que mes journées étaient déjà bien chargées). Le contrat était simple:

Si je ne fais pas un résultat mesurable avant une date définie, je donne de l’argent (un montant qui me fait réellement mal de perdre) à une personne de confiance. Mieux encore, cette personne de confiance peut reverser l’argent à une association politique que je déteste (dans ce cas c’est encore plus efficace).

Pensez à verser l’argent avant de commencer, et en montrant les résultats à la personne de confiance vous retrouvez votre argent.

À 20 ans je me serais dit “Pffff c’est quoi ces techniques, je suis fort, je n’en ai pas besoin, je sais que je vais y arriver”. À 30 ans, je mets toutes les chances de mon côté pour avancer rapidement sur certains projets décisifs, car j’ai ACCEPTÉ être composé de biais cognitifs qui vont créer une différence entre ce que je souhaite faire et ce que je fais réellement.

Ainsi, je ne me compare pas à ce que font les autres, je regarde ce qui marche mieux que mes pratiques passées. Je me compare à qui j’étais hier.

Et après je peux en parler dans des articles en connaissance de cause ;)

En résumé: Je réduis (ou augmente) l'espace qui précède ce que je veux favoriser (ou réduire).

Toujours là?

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4. Ce qui ne se mesure pas ne se gère pas

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Lorsque vous allumez une bougie dans une pièce noire, l’effet de cette action est remarquable. Lorsque vous allumez une deuxième bougie, l’effet est toujours remarquable.

Voyez-vous où je veux en venir? Non? Vraiment? OK, alors je continue.

Lorsque vous allumez la 53e bougie… Est-ce qu’un changement de luminosité dans la pièce est (encore) remarquable?

J’en doute.

Et c’est le piège avec la progression: plus vous avancez et moins les effets se voient. Moins les effets se voient et plus vous avez l’impression que vos actions ne produisent (plus) rien. Et plus vos chances d’abandonner augmentent. À côté de cela, d’autres objectifs semblent attirants, car vous savez qu’au début d’une action, les résultats de celle-ci sont très visibles.

Donc vous devez mesurer les bougies que vous allumez. Vous devez mesurer les actions que vous prenez. Cela vous permet de:

  1. Contrer “l’effet de bougie”

  2. Savoir pourquoi vous avez réussi ou non. De savoir si votre performance est suffisante pour atteindre un but (et de corriger avant l’échéance si nécessaire)

  3. Savoir si vous devez continuer ou arrêter (c’est la différence entre la persévérance et l’obstination).

Et vous vous dites peut-être: « mais mesurer mes actions, c’est une activité en plus de tout ce que je dois faire… N’est-ce pas une perte de temps? »

C’est en tout cas une question que je m’étais posée, et à 20 ans, je ne mesurais rien. J’y allais au feeling. Puis j’ai écrit un livre en mesurant le temps que je passais dessus. Grâce au système mis en place lors de la rédaction, j’ai réalisé après 2 mois que le temps investi n’allait pas suffire.

Grâce à la mesure, j’ai pu adapter le cours de mon action. Pensez-y: tous les marins ont des outils de mesure pour avoir une idée de leurs performances.

Et vous aussi lorsque vous conduisez. Vous avez un GPS pour la direction et un compteur de votre vitesse afin de savoir si vous arriverez dans les temps (bon de nos jours le GPS qui se trouve dans le smartphone fait le job que vos parents faisaient mentalement, mais le principe demeure).

Ainsi, si je n’avais pas mesuré mes actions, je n’aurais pas réussi à corriger le tir avant la deadline et probablement que:

  1. Le livre ne serait pas sorti.

  2. Le livre serait sorti, mais j’aurai fait un burn-out peu de temps après.

Depuis, je mesure attentivement 1 ou 2 actions que j’identifie comme “critique” pour l’atteinte de mes résultats.

Actuellement il s’agit de mon taux de conversion sur le site (objectif pro) et le nombre de swings de 25kg que je fais en moins de 5 minutes (j’ai comme objectif de devenir instructeur de kettlebell cette année).

Un dernier mot sur la mesure: pour me souvenir de prendre les mesures, je simplifie au maximum les moyens de récolter l’information. Le taux de conversion se mesure automatiquement sur mon site et les snatchs en moins de 30 secondes sont inscrits dans un logiciel intitulé Nomie 2 qui vous permet de mesurer n’importe quoi. Ainsi quand j’ai un moment à tuer, plutôt que de me rendre sur les réseaux sociaux (et me comparer aux autres), je complète mon tableau.

Il fallait bien que je cite quelques logiciels intéressants ;)

Si vous vous dites que ma vie doit être ennuyeuse à mourir, jalonnée d’impératifs et restrictive, c’est votre droit de penser ainsi. Pour ma part, je pense que la liberté passe par la discipline. Car la discipline me permet d’obtenir et de maîtriser un nombre de domaines importants.

Ce qui est en revanche est très difficile, c’est de mettre en place tous ces principes d’un coup. Soyez bienveillant et allez-y petit à petit. Faites confiance au processus… c’est d’ailleurs en lien avec ce qui vient:


5. Je peux oublier ce qui est important, donc je crée des listes de contrôle

Les pilotes d’avion décollent et atterrissent plusieurs fois par semaine, pourquoi continuent-ils à utiliser une checklist (liste de contrôle)? Les chirurgiens dans les blocs opératoires sont régulièrement amenés à opérer, pourquoi continuent-ils d’utiliser une checklist?

À 20 ans, je pensais pouvoir faire confiance à ma mémoire pour organiser des conférences, des réunions ou des projets. À 30 ans, je crée des checklists pour tout ce qui est répétitif ou rare.

  • La création d’articles

  • La création de pages de vente

  • La création de formations

  • Le départ en voyage

  • L’organisation d’un audit ISO

  • Quand je déprime (j’ai une checklist de 5 étapes)

Car dans un quotidien surchargé et surconnecté, il est si facile d’oublier. Il est si facile d’oublier même ce qui est évident. Se faire confiance est un piège. Nous sommes biaisés. En commençant par penser que tout ira bien. Tout n’ira pas bien.

Qui n’a jamais oublié de fermer la porte à clé lorsqu’il quittait son appartement? Qui n’a jamais pensé à fermer les plaques chauffantes de la cuisinière en quittant l’appartement?

Et je vous garantis que ces actions sont importantes. Alors à combien évaluez-vous vos chances de ne rien oublier lorsqu’il s’agit de compléter une action que vous réalisez régulièrement.

En Suisse, les accidents de tronçonneuse arrivent chez deux types de personnes:

  1. Les débutants. Parce qu’ils ne respectent pas les consignes qui se trouvent dans le manuel.

  2. Les experts. Parce qu’ils ne respectent plus les consignes qui se trouvent dans le manuel.

Et si vous vous dites qu’une checklist nous déconnecte de la réalité, sachez que créer une checklist s’apprend, un des points à respecter est d’inscrire uniquement les éléments critiques (ceux qui, si oubliés, remettent la totalité du travail en péril).

Ainsi vous devez quand même réfléchir aux autres points non critiques.

Quelles spécificités doivent avoir vos checklists?

  • Elles doivent résoudre un problème spécifique

  • Elles doivent tenir sur une page

  • Chaque point doit être facile à comprendre

J’ai écrit un article sur le sujet qui se trouve ici.


6. Organiser sa vie en planifiant son énergie (plutôt que son temps)

Printemps > été > automne > hiver. Enfant > adolescent > adulte > vieillard > mort. Réveil > Éveil > Endormissement > Sommeil léger > Sommeil profond

Tout est mouvement.

Notre vie est une vague. Il y a des hauts et des bas. Si vous essayez d’être performant lorsque vous êtes dans le creux d’une vague, vous risquez de boire la tasse et de couler. 

Puis la gestion du temps est un faux problème. Vous ne pouvez pas gérer votre temps. Le temps tel que conçu actuellement est une unité de mesurer pour se coordonner entre humains.

Ce que vous pouvez gérer, c’est l’ordre dans lequel vous souhaitez réaliser une quantité d’activités X (notamment en prenant en considération les ressources à votre disposition).

Ainsi en exécutant d’une manière plus performante vos activités, vous pourrez en faire plus dans la même unité de mesure qu’est le temps.

Que pouvez-vous faire pour augmenter votre performance et votre énergie?

  • Augmenter votre savoir

  • Améliorer vos compétences

  • Demander de l’aide

  • Mieux dormir, mieux manger

  • Apprendre à vous concentrer

  • Déterminer un plan d’action

  • Vous faire plaisir (ajouter du FUN dans votre vie: une journée sans rires, c’est une journée morte).

Conséquence pour vous: Apprenez à observer la vague d’énergie qui compose votre quotidien. Quand êtes-vous performant et pour quelle activité? Rapidement vous apercevrez des PATTERNS. C’est à dire des répétitions (j’ai toujours de la peine à traduire ce terme).

Si vous avez de l’énergie le matin, placez les activités qui nécessitent le plus de jus de cerveau à ce moment-là. Si vous avez besoin de résoudre des problèmes, essayez en fin de journée. Ou le matin. Ou la nuit. Chacun est différent.

Ce qui marche pour un vendeur de bestsellers ne marche pas forcément pour moi. Et ce qui fonctionnait il y a 2 ans, ne fonctionne plus forcément. Pourquoi? Parce que l’environnement autour de vous change.

Pourquoi croyez-vous que les titres du genre “X techniques avancées en 2018 pour se lever tôt (sans réveil)” fonctionnent si bien? Parce que le monde change et que nous croyons fondamentalement que les pilules magiques existent. Nous sommes curieux!

Apprenez à sentir vos cycles d’énergies quotidiens, hebdomadaires, mensuels et annuels. Plutôt que de vous demander si vous passez suffisamment de temps sur une activité, commencez par vous demander quand est-ce le bon moment pour réaliser une activité?


7. Rien n’est impossible avec le triangle Temps / Qualités / Coûts 



Rien n'est impossible avec le triangle TQR

Souvent, je pensais qu’un projet était impossible ou non. Car je réfléchissais en mode binaire “Est-ce que je peux vivre de mon site internet”? Dans ce cas, le cerveau va succinctement réfléchir. Il va grossièrement analyser la situation avec d’un côté les peurs et de l’autre les désirs. 


Vous le savez, les peurs ont plus de poids dans une balance que le désir.


Mais lorsque je me pose la question “Comment vais-je réussir à vivre de mon site internet?” je pousse mon cerveau à trouver des solutions. Il s’agit de la première étape.


La deuxième étape consiste à organiser cette réflexion en se basant sur le triangle temps / qualité / ressources.


Je vais prendre le temps de définir les spécificités de ma demande initiale:

  • Quand ai-je envie de vivre de mon site internet? (deadline)

  • Qu’est-ce que j’entends par vivre de mon site internet (qualités)

  • Qu’ai-je à ma disposition pour vivre de mon site internet (argent / compétence / temps à disposition)

L’idée est de bloquer l’un des trois éléments du triangle. Par exemple, en figeant la deadline, je pourrais travailler sur les deux éléments restants: ce que j’entends par vivre de mon site (est-ce gagner 1000 CHF par mois ou 10000 CHF par mois? Est-ce en restant en suisse ou en voyageant? En travaillant pour une entreprise à distance ou à mon compte?). 

Ou en analysant mes ressources (OK, qu’est-ce que j’ai à ma disposition en terme de compétences / temps / argent)? 


Et par itération je développe petit à petit un plan d’action qui me permet de réaliser ceci: rien n’est impossible, il suffit d’aligner les qualités de mon objectif avec les ressources disponibles dans un temps réaliste.


En réfléchissant ainsi, j’ai cessé de culpabiliser au fait de ne pas avancer assez rapidement en voyant d’autres personnes réussir plus vite ou mieux que moi (c’est le genre de pensée qu’une partie de surf sur le net peut provoquer): nous ne sommes pas pareils. Nous avons d’autres ressources. Nous avons d’autres attentes et la vie est un marathon.


8. Il existe deux formes de procrastination 

La pêche est une forme de procrastination stratégique (si elle est bien pratiquée)

À 20 ans j’ai découvert le mot procrastination et je me croyais intelligent. Puis tout le monde a commencé à parler de procrastinateurs. 


À 30 ans, j’ai compris qu’il y a pas un type de procrastination, mais deux.


Le premier type de procrastination, c’est de la paresse.

Il s’agit des activités qui doivent être réalisées, mais qui sont repoussées au lendemain. Ce type de procrastination mène à la désorganisation. À force de repousser on se rend compte que l’on a moins en moins de temps à disposition on va donc soit… réduire la qualité d’un travail à rendre… soit devoir demander à des personnes de nous aider. On bosse à se moment sur les ressources à disposition. À moins que l’on puisse repousser la deadline. 


La deuxième forme de procrastination est délibérée.

Volontaire.

Stratégique. 

Ce n’est pas le bon moment pour agir. 

En patientant, la même action aura un plus grand impact. 


J’apprends à pêcher. Les premières fois, je réalisais que de 14h à 18h, je n’attrapais aucun poisson. Je passais 4 heures à perdre mon temps. 


Puis vers 18h, je remarquais des pêcheurs arriver sortir leurs cannes et attraper rapidement du poisson. Chez moi aussi, je commençais à sortir du poisson bien plus souvent, une fois ce moment de la journée passé.


Tout ça pour dire que j’aurai pu économiser ces 4 heures de temps, car ce n’était pas le bon moment pour agir. 


Cette deuxième forme de procrastination est une attente stratégique. Vous savez que vous pouvez agir maintenant, mais vous attendez le bon moment pour que votre action ait plus d’impact avec les mêmes ressources (voir moins de ressources).

Un autre exemple concernant la dynamique de groupe:


Face à un problème complexe, un groupe va chercher des solutions plus ou moins innovantes. Si votre solution sort des sentiers battus, attendez le bon moment pour la présenter au groupe. Cela augmente vos probabilités de voir le groupe suivre votre idée.


Mais quand est-ce le bon moment?


À la moitié du temps à disposition.


Au début, le groupe se laisse du temps pour trouver des idées originales. Mais à la moitié du temps, le groupe qui n’est pas encore passé à l’action va être plus ouvert au risque (d’une solution originale), car la deadline approche. C’est à ce moment que vous proposez votre idée géniale et non-conformiste.


En procrastinant stratégiquement, je vais principalement réduire la ressource temps à ma disposition. Cette contrainte apparente peut devenir une force, car elle pousse à trouver des solutions auxquelles on n’aurait pas pensé. Elle pousse également à réduire le perfectionnisme très présent chez certaines personnes et qui n’apporte pas tant de valeur que ça.


9. Ma boite email n’est pas une bibliothèque (mais un outil d’organisation et de communication)

Communiquer et organiser: les 2 fonctionnalités de l'email

C’est ce que j’aurai souhaité comprendre à 20 ans, car cela m’aurait poussé à:

  • Définir une organisation pour les données que je reçois (en ayant commencé tard, j’ai perdu des années d’information) lors des conférences, lors de la lecture de livre et d’articles, lors de discussion et évidemment… par email.

  • Mieux utiliser mon agenda

  • Trouver un bon CRM

La boîte email est une interface qui permet de faire transiter des données entre plusieurs systèmes. Ce n’est pas une bibliothèque.


Alors je sais que la fonction recherche vous donne l’impression de ne plus avoir besoin d’organisation. Mais cela ne traite pas le problème de fond: Quelle information conserver? où classer l'information que je reçois en tant que personne (et pas uniquement par email)? 

Voici un début de réponse (le reste se trouve ici)

  • Si cela contient une date et une heure -> calendrier

  • Si cela contient des faits marquants (positifs ou négatifs) sur une personne -> CRM / carnet de contact (attention, je ne parle pas de ragots)

  • S’il s’agit d’une tâche de plus de 20 min -> Planifier la période nécessaire à traiter cette tâche

  • S’il s’agit d’une tâche de moins de 20 min -> gestionnaires de tâches fournies avec la boite email / ou email classée sous dossier action (ce qui nous amène au point suivant:)

Il y a 3 sous-dossiers dans votre boîte de réception: 

  1. Action -> ce que vous devez faire la prochaine fois que vous vous connectez ( ou un moment planifier dans la semaine)

  2. Attente (de réponse)-> les réponses que vous attendez (permet le suivi)

  3. Archive -> les emails qui ont été stockés ailleurs, mais que vous souhaitez pouvoir consulter rapidement

Et pendant que je suis dans les emails… 


10. La loi tacite des emails

Lorsque j’avais 20 ans, je fulminais lorsqu’une personne me passait devant alors que j’attendais depuis longtemps dans une file d’attente. À 30 ans, cela n’a pas changé. Mais j’ai compris que j’appliquais et soutenais cette pratique avec mes emails.

La plupart des gestionnaires d’email affichent les emails les plus récents en premier.

Une personne qui prend le temps de vous écrire à l’avance (qui s’organise) pour que vous ayez le temps de lui répondre se fera passer devant par la personne qui vous écrit à la dernière minute.

Cela ne donne pas envie à votre réseau de s’organiser. N’est-ce pas?

En inversant l’ordre d’affichage (sur Outlook, 1 clic), j’ai découvert les conséquences suivantes:

  1. Je réfléchis comment je vais classer les données brutes et informations que je reçois dans ma boîte email. Celle-ci est souvent qu’un point de passage. Un email est souvent un précurseur d’une tâche ou d’une activité. J’ai par la même occasion réfléchi au classement de l’information (d’une manière globale).

  2. Je traite avec beaucoup plus de régularité les emails (et je laisse très peu d’emails non répondus)

  3. J’éduque” mon réseau à ne pas devoir attendre une réponse de ma part avant une demi-journée au minimum. L’urgence des emails disparaît petit à petit.

La loi tacite des emails est la suivante: Premier arrivé, premiers servis. Changez la donne en affichant vos anciens emails en premier.

Et je vous ai gardé le meilleur pour la fin (ou le plus étrange):


11. Il est difficile (inutile?) de trouver une cause dans un système complexe, l’itération est clé

Un livre à lire (un de plus)

Il est difficile de définir une cause précise au malheur ou au bonheur. Il est difficile d’attribuer la faute à un état ou une personne concernant notre réchauffement climatique. Il est difficile de savoir ce que fait le succès d’une personne.

Dans un système complexe, trouver la cause d’un problème est souvent une perte de temps. Mais c’est ainsi que l’école nous éduque. À commencer par les problèmes mathématiques. 

Je ne dis pas qu’il ne faut pas chercher la cause d’un problème en premier lieu, car cela fonctionne souvent:

  • Votre smartphone s’éteint -> la batterie vide en est la cause -> vous rechargez le smartphone -> problème résolu

Mais lorsqu’il s’agit du problème “je n’arrive pas à dormir”, chercher la cause est souvent une perte de temps

  • Est-ce parce que j’ai vu ma mère faire des insomnies des années et qu’après une nuit blanche j’ai peur de devenir comme elle? 

  • Est-ce parce que je commence un nouveau défi professionnel?

  • Est-ce les tirs de fusil dans la rue?

  • Le bruit dans l’appartement?

  • Mon changement d’alimentation?

  • Mon déménagement dans un pays plus chaud?

Dans ce cas-là, je recommande de tester de nouvelles pratiques jusqu’à résoudre le problème (et éviter de traiter la conséquence du problème à coup de somnifère).

  • Arrêter la lumière bleue 2 heures avant d’aller au lit -> et voir si la situation s’améliore

  • Manger plus Léger le soir -> et voir si la situation s’améliore

  • Travailler sur mes peurs professionnelles -> et voir si la situation s’améliore

  • Réaliser des exercices de respiration plusieurs fois par jour -> et voir la situation s’améliore

Cela prend du temps et c’est pour cette raison que les somnifères (ou autres pilules magiques ont la côte).

Si je vous parle de cette complexité, c’est que souvent… les livres et blogs d’organisation regorgent de solutions qui ont fonctionné dans un contexte précis, pour un auteur précis. Si l’auteur fait bien son travail, il a fait tester ses méthodes à d’autres personnes, avec succès. Mais vous n’êtes pas d’autres personnes. Vous êtes unique.

Des compétences uniques. Un passé unique. Un réseau unique. Une santé unique. Une cervelle unique. Ce qui nous mène à la fin de cet article:

Dans un système complexe, une organisation doit être créée de manière holistique, délibérée et fun. Une fois un niveau satisfaisant atteint, si vous ne continuez pas à vous améliorer en ayant toujours à l’esprit le monde qui vous entoure,vos pratiques seront bientôt démodées. 

Souvenez-vous: Amateurs practice until they get it right, professionals practice until they can’t get it wrong.


12. (Bonus) La compétence de plus en plus recherchée (même chez les artistes)

Plus j’avance professionnellement, et plus je vois de beaux parleurs. Des personnes qui s’engagent, qui planifient, mais qui ne délivrent pas. Des gens qui ont beaucoup de problèmes avec l’exécution:

En commençant par arriver à l’heure au travail, par ne pas être absent le lundi, puis par tenir des jalons, des échéances. Des gens qui ont des problèmes pour arriver à l’heure en séance.

Je réalise à quel point les personnes fiables, c’est rare.

J'ai récemment écrit un article ​vous permettant d'augmenter votre fiabilité grâce aux listes de contrôle des tâches... Cliquez sur l'image ou ici pour y accéder.

Dans le dernier projet, je réalise que certaines personnes (encore) parlent, mais ne délivrent pas. Les organisologues délivrent. Les organisologues savent que les livres et les professeurs se concentrent sur la stratégie alors qu’au quotidien, ce qui pose le plus de problèmes est l’exécution de cette stratégie. Une idée de valeur n’est rien sans une exécution de qualité.

Planifier correctement permet d’avoir moins de surprise dans l’exécution, mais des surprises surviendront tout de même. Il est donc primordial de savoir:

  1. Gérer l’exécution

  2. Gérer les obstacles, les retours en arrière, les déviations de plan qui surviendront obligatoirement sur le chemin. C’est tout autant important pour pouvoir persévérer.


À 20 ans, j’aurai voulu quelqu’un me dise: laisse les autres parler, concentre toi sur la planification et l’exécution de celle-ci afin de délivrer d’une manière fiable. Ne parlez pas, montrez.


C’est terminé pour aujourd’hui. Vous êtes, je pense, 5% a été venu au bout de cet article. 

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